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视频会议室的设计是影响会议系统效果的重要因素之一，包括会场设备、会场布局、会场环境等。会议室的设计涉及的内容非常广泛，限于篇幅，我们下面仅列出部分因素及建议。
会议室空间主要根据参会多人数来决定。4-6人的小会议室，座位通常采用一字排开或小扇形;大中型会议室，座位摆放大部分采取U字型，以取得佳视频角度。
视频会议相关房间应采用暗敷底方式布放缆线，方便穿线。房间内的桌面采用中性或浅色，会议系统代理，可以将天花板投下的灯光均匀地反射到与会者的脸部。不要使用白色的桌面，镜头会为了适应白色的亮度使光圈自动调小，与会者就会显得过暗。视频会议室应远离嘈杂或人员进出频繁的区域，以免与会者感觉不舒适。
由于召开会议的时间是随机的，所以室内应使用人工光源，避免自然光。会议室佳的光源应该是日光灯或三基色灯。同时务必避免摄像机取景范围内有窗户，否则室外光源会迫使摄像机光圈太小，造成黑暗。
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数字会议系统的几种组成模式。会议系统
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数字会议系统一般由网络子系统、投影显示子系统、音响子系统、监控子系统、会议发言子系统、灯光效果子系统和中央控制子系统等组成。它是通过会议智能化设备将计算机、通信、控制、多媒体、图像、音频等技术集中于一体的会议系统， 一般来说，会议系统由以下几大独立的系统共同组成 :
由的发言单元及发言控制系统构成，可以实现会议发言及控制的基本功能。相对于普通的麦克风、全向麦等常规的发言单元，它可以通过数字化的控制手段，对整个会议现场的所有发言单元进行控制，既可以开启的发言单元，也可以关闭正在发言的单元，这样就可以实现对整个会议现场秩序的良好掌控。
包括会议音箱、功放、时序器等设备，可以说是会议系统中另一个重要环节。音响系统需要对会议室进行专门的检测，远程会议系统，然后根据其特点来选择合适的音响设备与之相适应。不过，现在的音响设备一般具备了会议啸叫抑制和回声控制功能，如果不是非常的会议厅，即使不对其进行的检测也可以获得良好的音响效果。
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一个完整的会议系统主要由声源设备（如话筒等），调控设备（如调音台等），放大设备（如功率放大器），长治会议系统，重放设备（如音箱）和周边设备（如均衡器，分讯器等）组成。
会议系统设计功能目的：通过对会议室的布局环境分析，对音响设备进行合理的布置与连接，并安装以上的音响设备，可以使声源和音响系统末端——音箱同处于一个声场区域内，使观众能感受到声源的真实存在，达到高保真重放的扩声要求。且达到多功能会议室音响以自然声为主，要求扩散性良好，声场分布均匀，响度合适，自然度好等要求。在此多功能会议系统中可以利用扩声系统提高声源在听众席的声压级和清晰度的扩声，通过电声设计去控制和改善多功能会议室的音质，达到了会议系统的目的：提高响度和声场分布的均匀度，改善会议室的音质和提高音响效果。
通过对多功能会议室环境的分析，选出的音箱设备，并对音响设备布的布局作了精心的设计，因此这套会议系统除了满足会议扩声系统可以达到提高响度，声场分布的均匀度，改善会议室的音质和提高音响效果目的外，还满足了整个音响系统声学指标设计的基本要求。
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